Die Einführung der E-Rechnung bei den Kommunen: Ein Überblick

Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen voran und auch die Kommunen sind davon nicht ausgenommen. Ein zentrales Thema ist dabei die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Diese bringt zahlreiche Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich.

Hintergrund und gesetzliche Grundlagen

Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU wurde die E-Rechnung im öffentlichen Auftragswesen verpflichtend. Seit dem 18. April 2020 müssen auch Kommunen und kommunale Einrichtungen E-Rechnungen annehmen, die den Vorgaben der EU-Richtlinie entsprechen1. In Deutschland sind die maßgeblichen Standards hierfür die XRechnung und das ZUGFeRD-Format.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bietet mehrere Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses können Bearbeitungszeiten verkürzt und Fehler reduziert werden.

  
  

• Kostenersparnis: Der Verzicht auf Papier und die Reduzierung manueller Arbeitsschritte führen zu erheblichen Kosteneinsparungen.

  
  

• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch und geringere Transportwege tragen zum Umweltschutz bei.

  
  

Herausforderungen für die Kommunen

Die Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen bringt für Kommunen mehrere Herausforderungen mit sich:

• Technische Umsetzung: Die Implementierung der notwendigen IT-Infrastruktur und die Anpassung bestehender Systeme erfordern zusätzliche Investitionen und technisches Know-how in der Verwaltung.

  
  

• Rechtliche Anforderungen: Die Regelungen zur E-Rechnung sind je nach Bundesland unterschiedlich, was die Umsetzung durchaus komplex macht. Kommunen müssen sicherstellen, dass sie die spezifischen Anforderungen ihres Bundeslandes erfüllen.

  
  

• Schulung und Akzeptanz: Mitarbeiter müssen geschult und von den Vorteilen der neuen Prozesse überzeugt werden. Dies erfordert Zeit und Ressourcen.

  
  

• Datensicherheit: Der Umgang mit elektronischen Rechnungen erfordert hohe Sicherheitsstandards, um den Schutz sensibler personenbezogener Daten zu gewährleisten.

  
  

• Integration mit Lieferanten: Kommunen müssen sicherstellen, dass auch ihre Lieferanten in der Lage sind, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden. Dies kann insbesondere bei kleineren Lieferanten eine Herausforderung darstellen

Fazit

Die Einführung der E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung bei den Kommunen. Trotz der anfänglichen Herausforderungen überwiegen die langfristigen Vorteile!